Regiekosten-Leitfaden → Stundennachweis → Vertragsklauseln

Wenn Sie diese Serie verfolgen, haben Sie jetzt zwei Hausaufgaben erledigt: Sie dokumentieren Ihren Aufwand sauber und haben eine wasserdichte Klausel im Vertrag. Doch eine Frage ist noch offen: Nach welchem Modell rechnen Sie Regiekosten eigentlich ab? Genau darum geht es in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Warum das Vergütungsmodell der Dreh‑ und Angelpunkt ist
Die drei Klassiker im Schnelldurchlauf
Modell 1 – Stundenbasiert: Minutengenau, aber erklärungsbedürftig
Modell 2 – Pauschale: Planbar, doch nicht immer fair
Modell 3 – Prozentual: Einfach, aber psychologisch heikel
Hybrid‑Modelle: Das Beste aus zwei Welten?
Praxis‑Szenarien: Welches Modell passt zu Ihrem Schaden?
Tool‑Box: Wie Software den Abrechnungsprozess erleichtert
Checkliste: So treffen Sie eine modellfeste Entscheidung
FAQ: Ihre Fragen – unsere Antworten
Ausblick: Nächster Teil der Serie

Warum das Vergütungsmodell der Dreh‑ und Angelpunkt ist

Vertragsklausel hin, Stundennachweis her – am Ende zählt der Preis. Das Abrechnungsmodell bestimmt, ob Eigentümer Ihre Regiekosten als fair empfinden oder als undurchsichtigen Posten. Es beeinflusst

Planbarkeit (für Sie und den Kunden),
Liquidität (bei großen Schäden),
Diskussionspotenzial (Reklamationen, Nachfragen) … und letztlich Ihr Image als transparenter Dienstleister.

Bevor wir in die Details gehen, hier ein Schnelldurchlauf:

Die drei Klassiker im Schnelldurchlauf

Schnellüberblick: Diese drei bewährten Modelle begegnen Ihnen in der Praxis besonders häufig – hier sehen Sie auf einen Blick, wie sie funktionieren.

Modell	Wie es funktioniert	Stärken	Schwächen
Stunden‑basiert	Abrechnung je angefangene 5/10 Min. zum festen Satz	Transparenz, minutengenau	Erklärungsbedarf, hoher Doku‑Aufwand
Pauschale	Festbetrag pro Schadenskategorie oder Schwellenwert	Planbar, schnell erklärt	Risiko bei Ausreißern, Gefühl „zu teuer“
Prozentual	Zuschlag auf Schadens‑ oder Auftragswert (Netto/Brutto)	Einfach, skalierbar	Psychologischer Widerstand bei hohen Summen

Spoiler: Keines ist per se besser – Sie müssen das Modell finden, das zu Ihrem Portfolio und Ihrer Kundschaft passt.

Modell 1 – Stundenbasiert: Minutengenau, aber erklärungsbedürftig

Stellen Sie sich einen Tagesreport vor: Handwerkergespräch 17 Min., Versicherungstelefonat 23 Min., Objekttermin 45 Min. Genau in diesem Detaillierungsgrad funktioniert das Stundenmodell.

Wann spielt das Modell seine Stärken aus?

Viele Klein‑ oder Bagatellschäden
Hoher Transparenzanspruch des Beirats – das Gremium möchte jede Minute nachvollziehen und stellt bei fehlender Detailtiefe Rückfragen

Stolperfalle

Rundet Ihr System automatisch auf 15‑Minuten‑Blöcke? Das wirkt schnell wie „Aufschlag“. Nutzen Sie 5‑Minuten‑Intervalle.

Minutengenau reicht Ihnen? Gut. Wenn Planbarkeit wichtiger ist, schauen Sie sich Pauschalen an.

Modell 2 – Pauschale: Planbar, doch nicht immer fair

Egal ob Leitungswasserschaden oder Fensterbruch – eine Pauschale verspricht Budgetklarheit auf einen Blick.

250 € pauschal für Schäden bis 5.000 € netto.

Pluspunkte

Budget‑Sicherheit für Eigentümer.
Minimaler Abrechnungsaufwand für Sie.

Aber:

Hohe Komplexität bei kleinem Schaden → Der Pauschalbetrag deckt Ihren tatsächlichen Aufwand nicht ab; Sie investieren mehr Stunden als vergütet und „legen drauf“.

Modell 3 – Prozentual: Einfach, aber psychologisch heikel

Prozentsätze sind schnell erklärt: ein Dreisatz ersetzt jeden Taschenrechner.

12 % Organisationshonorar – 4.000 € Schaden = 480 €.

Vorteile

Skaliert mit Schadenssumme → Deckungsbeitrag gesichert.
Eigentümer verstehen den Dreisatz sofort.

Psychologische Hürde

Bei 50.000 € Schaden wirken 12 % plötzlich wie eine „Strafgebühr“. Arbeiten Sie deshalb mit Deckelung (z. B. 3.000 € max.) oder kombinieren Sie den Prozentsatz mit einer Pauschale.

Hybrid‑Modelle: Das Beste aus zwei Welten?

Pauschale bis 3 Stunden, danach Stundensatz. Oder Prozentual, gedeckelt bei X €. Hybride Modelle sind flexibel – aber Vorsicht: Je komplexer, desto mehr müssen Sie erklären.

Klöbi-Tipp:

Visualisieren Sie Ihr Hybrid‑Modell in einer Tabelle (Schwellenwerte, Deckelung, Beispiele). Das nimmt 80 % der Rückfragen vorweg.

Praxis‑Szenarien: Welches Modell passt zu Ihrem Schaden?

Schauen Sie sich diese typischen Schadensfälle an, um herauszufinden, welches Modell in Ihrem Arbeitsalltag am besten funktioniert.

Szenario	Aufwand	Empfehlung
Rohrbruch, 3.200 € netto, wenig Beteiligte	gering	Pauschale oder Std. ø 2 h
Sturmschaden Dach, 45.000 € brutto, mehrere Gewerke	hoch	Prozentual (12 %) + Deckel 3.000 €
Schimmel in mehreren WEs, 8 Wochen Monitoring	hoch	Stundenmodell (minutengenau)

Welche Rolle spielt Software bei der Abrechnung? Schauen wir uns das an...

Tool‑Box: Wie Software den Abrechnungsprozess erleichtert

Setzen Sie auf smarte Helfer: Diese Tools unterstützen Sie bei minutengenauer Erfassung und fairer Abrechnung.

Tool	Modell‑Fit	Besonderheit
Schadenfux24	Stunden & Prozent	Zeitstempel + Wertangabe; Stundennachweis PDF auf Knopfdruck
Excel / Sheets	Stunden & Pauschale	Frei anpassbar; manuelle Formeln für Schwellenwerte
DOMUS ERP	Pauschale	Leistungsarten + Pauschalpositionen im Workflow
casavi	Hybrid	Ticket + Stunden, manuelle Pauschalposition

Checkliste: So treffen Sie eine fundierte Entscheidung

Starten Sie hier Ihre Entscheidung: Prüfen Sie, ob Ihr Abrechnungsmodell in diesen Bereichen überzeugt:

Wie viele Schäden pro Jahr? Welche Höhe?
Erwartet Ihr Beirat Detail‑Transparenz oder Budget‑Planbarkeit?
Haben Sie Software, die das Modell abbildet?
Genug Personal, um Stunden sauber zu erfassen?
Klausel schon im Vertrag? Wenn nein: Diesen Artkel lesen und nachziehen.

FAQ: Ihre Fragen – unsere Antworten

Kann ich das Modell im laufenden Jahr ändern?

Nur per Beschluss bzw. Vertragsnachtrag. Transparenz & Zustimmung sind Pflicht.

Sind Pauschalen bei jeder WEG zulässig?

Ja, solange Beschluss + klare Klausel vorliegen.

Wie setze ich einen Deckel bei Prozentzuschlägen?

„… jedoch maximal 3.000 € pro Schaden.“

Lohnt sich Hybrid bei kleinen Verwaltungen?

Nur, wenn Sie oft Mittelgroßschäden haben – sonst überdimensioniert.

Muss der % Satz auf Netto oder Brutto?

Bei Versicherungsschäden i. d. R. Brutto; interne Schäden Netto. Fest im Vertrag regeln.

Wie kommuniziere ich Stundensätze ohne Aufschrei?

Zeigen Sie eine Beispielrechnung + Vergleich zu einer Pauschale.

Ausblick: Nächster Teil der Serie

Im kommenden Artikel nehmen wir die digitalen Tools unter die Lupe: Von Schadenfux24 über ERP‑Plugins bis hin zu KI‑Assistenten – so automatisieren Sie den Regiekosten‑Prozess.

Welches Modell passt zu Ihnen?

Laden Sie unsere Entscheidungshilfe herunter und finden Sie in zwei Minuten heraus, ob Stunden, Pauschale, Prozentsatz oder Hybrid für Ihren nächsten Schaden die beste Wahl ist.
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(Hinweis: Diese Infos ersetzen keine Rechtsberatung. Vertragsänderungen stets juristisch prüfen lassen.)