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Inhaltsverzeichnis

• Wann verstößt eine Hausverwaltung gegen den Datenschutz?
• Welche Pflichten hat die Hausverwaltung nach der DSGVO?
• Was sind personenbezogene Daten in der Hausverwaltung?
• Welche sind häufige Datenschutzverstöße von Hausverwaltungen?
• Mit welchen Folgen müssen Hausverwaltungen rechnen?
• Datenschutz in der Hausverwaltung: Proaktives Handeln schützt vor Risiken

Stellen Sie sich vor: Einer Ihrer Mieter oder Wohnungseigentümer schickt Ihnen seine neue Bankverbindung per E-Mail. Sie haben einen vollen Tag vor sich, die Eigentümerversammlung steht an, und gleichzeitig laufen Wartungsarbeiten am Gebäude. Wie gehen Sie jetzt mit den sensiblen Daten um? Sind Sie sicher, dass alle Datenschutzvorgaben eingehalten werden? Genau hier wird es kritisch, denn als Hausverwaltung sind Sie verpflichtet, mit den Daten Ihrer Mieter, Wohnungseigentümer und Dienstleister sicher und gesetzeskonform umzugehen.

Wann verstößt eine Hausverwaltung gegen den Datenschutz?

Datenschutz ist in der Hausverwaltung kein lästiges Detail, sondern entscheidend für den Erfolg des Unternehmens. Ein einziger Fehler kann nicht nur rechtliche Konsequenzen haben, sondern auch das Vertrauen zerstören, das Sie sich mühsam aufgebaut haben. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichten Sie beachten müssen, wie Sie häufige Fehler vermeiden und warum es sich lohnt, den Datenschutz proaktiv anzugehen. 

Welche Pflichten hat die Hausverwaltung nach der DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mag bürokratisch erscheinen, doch sie dient dem Schutz aller Beteiligten ‒ für Sie und Ihre Mieter, Eigentümer oder Dienstleister. Transparenz, Vertrauen und Sicherheit sind die Pfeiler, die nicht nur rechtliche Sicherheit bieten, sondern auch zur Zufriedenheit und Harmonie unter den Eigentümern und Mietern beitragen.

Transparenzpflichten – Offenheit schafft Vertrauen

Transparenz ist unerlässlich bei der Verarbeitung von Daten. Sie müssen Ihren Mietern und Eigentümern klar kommunizieren, welche Daten Sie sammeln, warum und wie lange diese gespeichert werden. Die Weitergabe von Daten an Dritte wie Handwerker oder Abrechnungsunternehmen muss ebenso transparent erfolgen.

Kommunikation und regelmäßige Updates

Neben der anfänglichen Information spielt die kontinuierliche Kommunikation eine große Rolle. In einer Wohnungseigentümergemeinschaft erwarten die Wohnungseigentümer, dass sie nicht nur einmalig, sondern regelmäßig über die Nutzung und Weitergabe ihrer Daten informiert werden. Dies kann auch im Rahmen einer Eigentümerversammlung geschehen, bei der aktuelle Datenschutzmaßnahmen, einschließlich der Weitergabe von Daten an externe Dienstleister, thematisiert werden. Auch sicherheitsrelevante Informationen, wie beispielsweise die Umsetzung technischer Maßnahmen zum Schutz der Daten, können in der Eigentümerversammlung besprochen werden. So wird sichergestellt, dass alle Eigentümer auf dem neuesten Stand sind und Vertrauen in die Verwaltung haben.

Folgendes Beispiel zeigt, wie wichtig die Kommunikation zwischen der Hausverwaltung und der WEG ist: Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) verlangt von der Hausverwaltung detaillierte Informationen über die Verwendung der gespeicherten Eigentümerdaten, nachdem Zweifel an der korrekten Verarbeitung aufgekommen waren. Die Hausverwaltung hatte in ihrer Eigentümerversammlung versäumt, die Wohnungseigentümer über die Nutzung ihrer Daten für Abrechnungszwecke und darüber hinaus zu informieren. Daraufhin beschwerten sich einige Eigentümer bei der Datenschutzbehörde, was nicht nur zu einer Prüfung, sondern auch zu einem Vertrauensverlust in die Verwaltung führte. Ein regelmäßiger Informationsfluss über die Datennutzung hätte diese Konflikte und rechtlichen Schritte vermeiden können.

Zweckbindung und Datenminimierung – So wenig wie möglich, so viel wie nötig

Es ist verlockend, so viele Daten wie möglich zu sammeln, um auf alles vorbereitet zu sein. Aber die DSGVO verlangt von Ihnen, genau das Gegenteil zu tun. Sie dürfen nur die Daten erheben, die Sie wirklich für den Zweck der Hausverwaltung brauchen. Müssen Sie wirklich die private Telefonnummer des Mieters wissen oder reicht die E-Mail-Adresse? Und: Dürfen Sie die Kontaktdaten Ihrer Mieter ohne Einwilligung für Werbung nutzen? Die Antwort lautet klar: nein.

Eine Hausverwaltung nutzte ohne Zustimmung die E-Mail-Adressen ihrer Mieter für Werbeaktionen. Das Ergebnis: genervte Mieter und Beschwerden bei der Datenschutzbehörde. Ein vermeidbarer Fehler, der zeigt, wie wichtig es ist, nur die Daten zu verwenden, die Sie wirklich benötigen – und das nur mit Einwilligung.

Sicherheitspflichten – Schützen Sie das Wertvollste Ihrer Mieter und Eigentümer

Stellen Sie sich vor, Sie verlassen morgens das Haus, und Ihre Wohnungstür bleibt unverschlossen. Ein Albtraum, oder? Genauso ist es mit den Daten Ihrer Mieter und Eigentümer. Wenn Sie nicht die richtigen Sicherheitsmaßnahmen treffen, können sensible Daten in die falschen Hände geraten. Passwortgeschützte Systeme, verschlüsselte E-Mails und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen sind einfache, aber effektive Mittel, um sicherzustellen, dass die Informationen Ihrer Mieter und Eigentümer sicher sind.

Eine Hausverwaltung speicherte sensible Bankdaten ihrer Mieter ungesichert in einem veralteten Cloud-System. Ein Hackerangriff legte die Daten offen und verursachte große Schäden. Ein klarer Verstoß gegen die Sicherheitsvorgaben, der leicht hätte vermieden werden können.

Löschpflichten – Auch Daten haben ein Verfallsdatum

Wenn Sie den Mietvertrag kündigen, behalten Sie dann jahrelang die Schlüssel? Natürlich nicht. Genauso ist es mit den Daten Ihrer Mieter. Die DSGVO fordert, dass Sie personenbezogene Daten löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Das bedeutet, nach Ende des Mietverhältnisses und Ablauf der gesetzlichen Fristen müssen die Daten weg – sicher und unwiderruflich.

Ein Löschkonzept hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. So schaffen Sie Klarheit und Sicherheit – und Ihre Mieter wissen, dass sie Ihnen vertrauen können.

Ein Löschkonzept ist besonders wichtig für Wohnungseigentümergemeinschaften und Hausverwaltungen, da diese häufig mit großen Mengen personenbezogener Daten umgehen. In diesem Konzept wird unternehmensintern genau geregelt, wer welche Daten (zum Beispiel Kundendaten oder Daten der Wohnungseigentümer) zu löschen hat, wo die Daten gespeichert werden und wie der Löschprozess abläuft. Durch die klare Festlegung der Verantwortlichkeiten und Maßnahmen können Fehler vermieden werden und die Anforderungen der DSGVO eingehalten werden. So lassen sich rechtliche Konsequenzen vermeiden. 

Was sind personenbezogene Daten in der Hausverwaltung?

Personenbezogene Daten klingen erstmal abstrakt, aber in der Praxis sind sie der Alltag jeder Hausverwaltung.
Hierzu zählen:

• Name, Adresse und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)

• Bankverbindungen für Mietzahlungen

• Vertragsdaten wie Mietverträge oder Eigentumsurkunden

• Informationen aus Grundbucheinträgen

Diese Informationen erlauben es, eine Person eindeutig zu identifizieren. Und genau deshalb müssen sie besonders geschützt werden. Mieter und Eigentümer müssen nur jene Daten bereitstellen, die für die Abwicklung des Mietverhältnisses erforderlich sind. Sensible Daten wie Einkommensnachweise müssen besonders geschützt verarbeitet werden.

Das zeigt dieser Fall:
Ein Vermieter forderte von seinen Mietern unnötige Informationen wie Religionszugehörigkeit und politische Ansichten. Diese Daten sind irrelevant und dürfen nicht erhoben werden. Der Mieter legte Beschwerde bei der Datenschutzbehörde ein, die dem Vermieter eine empfindliche Strafe auferlegte.       

Welche sind häufige Datenschutzverstöße von Hausverwaltungen?

Mangelnde Informationen über Datenspeicherung und -verwendung, Fehlen von Auftragsverarbeitungsverträgen oder das Sammeln von Daten ohne gültige Rechtsgrundlage sind häufige Fehler. Diese können zu hohen Bußgeldern und einem Vertrauensverlust führen. Im Detail handelt es sich um diese Verstöße:

Unzureichende Information der Betroffenen

Ihre Mieter wissen nicht, welche Daten Sie speichern und warum? Das ist ein klarer Verstoß. Eine transparente Kommunikation ist das A und O, um Vertrauen aufzubauen und DSGVO-konform zu handeln.

Fehlende Auftragsverarbeitungsverträge

Arbeiten Sie mit externen Dienstleistern zusammen? Dann benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der den Datenschutz regelt. Ohne diesen Vertrag riskieren Sie hohe Bußgelder, wie folgendes Beispiel zeigt.

Eine Hausverwaltung gab personenbezogene Daten ohne einen solchen Vertrag an Handwerker weiter. Als die Daten später öffentlich wurden, stand die Verwaltung vor großen rechtlichen Problemen und Reputationsverlusten.

Verarbeitung ohne gültige Rechtsgrundlage

Eine der häufigsten Fehlerquellen: Sie erheben Daten ohne gültige Einwilligung oder Rechtsgrundlage. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung brauchen, holen Sie sie lieber ein. Ein klarer und dokumentierter Ablauf schützt Sie vor rechtlichen Problemen.

Unzureichender Schutz der Daten

Wenn Sie veraltete Sicherheitsmaßnahmen verwenden oder technische Schutzvorkehrungen vernachlässigen, setzen Sie sich dem Risiko eines Datenlecks aus. Regelmäßige Überprüfungen und moderne IT-Lösungen sind hier unverzichtbar.

Ein Hackerangriff auf die schlecht gesicherte IT-Infrastruktur einer Hausverwaltung führte zur Veröffentlichung sensibler Mieterdaten. Die Verwaltung musste nicht nur hohe Bußgelder zahlen, sondern verlor auch das Vertrauen vieler Mieter und Eigentümer.   

Mit welchen Folgen müssen Hausverwaltungen rechnen?

Die Folgen eines Datenschutzverstoßes können gravierend sein. Neben Geldstrafen, die laut DSGVO bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes betragen können, riskieren Sie auch Schadensersatzansprüche durch Betroffene. Aber das ist nicht alles. Der vielleicht größte Schaden ist der Vertrauensverlust. Mieter und Eigentümer verlassen sich darauf, dass ihre Daten bei Ihnen sicher sind. Ein Verstoß kann dieses Vertrauen unwiderruflich zerstören.   

Datenschutz in der Hausverwaltung: Proaktives Handeln schützt vor Risiken

Datenschutz ist kein trockenes Thema, sondern eine Chance. Eine Chance, das Vertrauen Ihrer Mieter, Eigentümer und Dienstleister zu stärken. Eine Chance, rechtliche Risiken zu minimieren und Ihre Position als verlässlicher Partner zu festigen. Gehen Sie proaktiv auf das Thema Datenschutz zu, informieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter regelmäßig und setzen Sie klare Prozesse und Sicherheitsvorkehrungen zur Verarbeitung sensibler Daten um.