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Kurz gesagt: Regiekosten (oft „Sonderhonorare“ oder „Sonderleistungen“) sind legitim – aber nur, wenn Sie sie vertraglich klar regeln, sauber dokumentieren und transparent kommunizieren. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie das gelingt.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum Regiekosten so oft für Diskussionen sorgen
2. Begriffe präzisieren: Was meinen wir mit „Regiekosten“?
3. Rechtlicher Rahmen: Was müssen Sie beachten?
4. Modelle für die Abrechnung von Regiekosten
5. Der Stundennachweis – Pflicht und Chance zugleich
6. Von der Erfassung zur Abrechnung: So setzen Sie den Nachweis praktisch um
7. Praxisfall Wasserschaden – Schritt für Schritt
8. Vertragsbausteine: Formulierungen, die Klarheit schaffen
9. Regiekosten sauber abrechnen – Checkliste in Worten
10. Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden
11. Kommunikation: Wie Sie Regiekosten erklären, ohne Widerstände zu erzeugen
12. Ein Wort aus der Praxis
13. Selbstcheck: Fünf Fragen an Ihre Praxis
14. Fazit & Empfehlung   
15. Wie Sie jetzt konkret vorgehen können

Warum Regiekosten so oft für Diskussionen sorgen

Montagmorgen, 7:30 Uhr: Die Mailbox quillt über. Ein Wasserschaden in der WE 5, Heizungsausfall im Dachgeschoss, der Aufzug steckt fest. Sie beginnen zu koordinieren: Handwerker anrufen, Versicherer informieren, Termine abstimmen, Rechnungen prüfen. Innerhalb weniger Stunden haben Sie Dutzende E-Mails geschrieben und mehrere Telefonate geführt – und das war nur der erste Tag.

Doch was passiert, wenn dieser Aufwand in Ihrer Grundvergütung nicht vorgesehen ist? Sie stellen Regiekosten in Rechnung – und prompt kommt die Nachfrage: „Wofür genau zahlen wir jetzt extra?“ Ohne klare Grundlage und dokumentierten Nachweis geraten Sie schnell in Erklärungsnot. Genau deshalb lohnt es sich, das Thema Regiekosten frühzeitig und sauber zu regeln.

Begriffe präzisieren: Was meinen wir mit „Regiekosten“?

„Regie“ bedeutet in vielen Branchen schlicht: „nach Aufwand abrechnen“. In der Hausverwaltung ist auch von ‚Sonderhonorar‘ oder ‚Sonderleistung‘ die Rede. Im Kern geht es um zusätzlichen Aufwand außerhalb der vertraglich definierten Grundleistungen.

Zur Orientierung: In der Mietverwaltung wird das Honorar oft als Prozentsatz der Mieteinnahmen festgelegt (z. B. 6–10 %). In der WEG-Verwaltung sind Pauschalen pro Einheit üblich (häufig 20–40 € pro Monat und Einheit). Alles, was darüber hinausgeht – wie die komplette Bearbeitung größerer Versicherungsschäden oder die Koordination umfangreicher Sanierungen – ist Sonderleistung und sollte separat vergütet werden.

Sie können den Begriff „Regiekosten“ verwenden – dann definieren Sie ihn klar im Vertrag. Oder Sie bleiben bei „Sonderhonorar für Schadensbearbeitung“. Wichtig ist, dass Ihre Kundinnen und Kunden verstehen, wovon Sie sprechen.

Rechtlicher Rahmen: Was müssen Sie beachten?

Das WEG und das BGB liefern die Leitplanken. § 27 WEG beschreibt die Aufgaben der Verwaltung – insbesondere ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung. § 666 BGB verpflichtet zur Auskunft und Rechenschaft: Sie müssen also belegen können, was Sie getan haben. § 28 WEG wiederum macht klar, dass Abrechnungen nachvollziehbar sein müssen.

Entscheidend: Zusatzhonorare sind nur zulässig, wenn sie vertraglich vereinbart wurden. Leistungen, die eindeutig zum Pflichtenkatalog gehören, dürfen Sie nicht „doppelt“ vergüten. Transparenz ist somit nicht nur ein Vertrauensfaktor, sondern eine rechtliche Notwendigkeit.

Ein sinnvoller Nachweis enthält:

• Datum/Uhrzeit
• Tätigkeit (kurz, aber aussagekräftig)
• Dauer
• Verantwortliche Person
• Bezug (Schadensnummer, Objekt, Einheit)

Damit bleibt der Faden erkennbar: Warum haben Sie gearbeitet – und in welchem Zusammenhang?

Abrechnungsmöglichkeiten:

• Variante 1 – Stundensatz: 2,5 h × 95 € + 1 h × 130 € + 1 h × 95 € = 462,50 € netto
• Variante 2 – Pauschale + Stunden: Pauschale 250 € + (1,5 h × 95 €) = 392,50 € netto
• Variante 3 – Prozentual: 12 % von 4.000 € = 480 € netto

Welche Variante zu Ihnen passt, entscheidet Ihr Vertrag – und Ihr Bauchgefühl für Fairness und Transparenz.

Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Viele Diskussionen beginnen damit, dass Sonderhonorare nachträglich und ohne vertragliche Grundlage „aus dem Hut gezaubert“ werden. Ebenso heikel ist ein pauschaler Prozentsatz ohne konkrete Leistungsbeschreibung. Auch das Vermischen von Grund- und Sonderleistungen erzeugt Unmut. Kommunizieren Sie daher frühzeitig, wenn ein Schaden als Sonderleistung behandelt wird. Und lassen Sie niemals die Dokumentation schleifen – ein fehlender Nachweis macht Sie angreifbar.

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