Stundennachweis Vorlage: Regiekosten korrekt erfassen

Ein sauber geführter Stundennachweis ist das Rückgrat jeder nachvollziehbaren Regiekosten‑Abrechnung. Er schützt Sie juristisch, stärkt das Vertrauen Ihrer Eigentümerinnen und Eigentümer und liefert wertvolle Daten zur Prozessoptimierung. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche rechtlichen Anforderungen gelten, wie Sie den Nachweis praxisnah aufsetzen und welche Tools die Arbeit erleichtern. Außerdem erhalten Sie ein kostenloses Excel‑Template zum Download.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum ein Stundennachweis unverzichtbar ist
2. Die fünf Muss-Elemente eines wasserdichten Stundennachweises
3. So setzen Sie den Nachweis Schritt für Schritt auf
4. Tools im Vergleich
5. Typische Stolperfallen und wie Sie sie umgehen
6. Beispiel-Aufstellung
7. Kommunikation: So präsentieren Sie den Nachweis
8. Fragen und Antworten
9. Ausblick: Was kommt als Nächstes?

Warum ein Stundennachweis unverzichtbar ist

Rechtliche Grundlage

Gemäß § 666 BGB sind Sie als Verwalter zur Auskunft und Rechenschaft verpflichtet. Ohne nachvollziehbare Dokumentation kann ein Gericht Ihre Sonderhonorare als unbegründet zurückweisen. Auch Versicherungen verlangen bei größeren Schäden häufig eine Tätigkeitsübersicht, bevor sie Regiekosten akzeptieren.

Vertrauensaufbau

Ein detaillierter Nachweis belegt, dass Sie nur tatsächlichen Aufwand abrechnen. Gerade in Zeiten steigender Verwaltungskosten beugt unnötigen Diskussionen vor.

Controlling & Prozessoptimierung

Erfasste Zeiten zeigen, welche Arbeitsschritte besonders viel Aufwand verursachen. Daraus lassen sich digitale Workflows oder standardisierte Checklisten ableiten, die zukünftig Stunden sparen.

Klöbi-Tipp:

Nutzen Sie Ihren Stundennachweis als „Datenschatz“. Wenn Sie Jahr für Jahr sehen, dass Telefonate mit Handwerkern 40 % der Schadenszeit fressen, lohnt sich vielleicht ein Online‑Kalendertool zur Terminabstimmung.

Die fünf Muss‑Elemente eines wasserdichten Stundennachweises

Element	Warum es wichtig ist	Typische Fehler
Datum & Uhrzeit	Zeigt, wann genau gewerkt wurde.	Sammelbuchung „Diverse Tätigkeiten im März“ – wirkt unglaubwürdig.
Tätigkeitsbeschreibung	Belegt den Inhalt Ihrer Arbeit.	Zu kryptisch („Diverse Mails“).
Dauer in Minuten	Grundlage für die Abrechnung.	Unplausible Rundungslogik (immer 60 Min.).
Mitarbeiter / Rolle	Transparenz, ob Sachbearbeitung oder Technik.	Rollentausch ohne Grund („Chef hat kurz reingeschaut = 1 h“).
Bezug (Ticket‑ID / Schaden‑Nr.)	Stellt Verbindung zum Vorgang her.	Mehrere Schäden unter einer Nummer vermischt.

Praxis‑Erfahrung: Ein Schaden = ein Ticket = eine Referenznummer. Schon ein doppelt vergebener Vorgangscode kann Stunden kosten, wenn Belegprüfer nachfragen.

So setzen Sie den Nachweis Schritt für Schritt auf

Schritt 1 – Workflow definieren

Eingangsquelle festlegen: Schadenmeldungen per E‑Mail oder über eine Plattform wie Schadenfux24 (für Klöber‑Kunden kostenlos), casavi oder Faciloo landen automatisiert in Ihrem Ticketsystem.
Ticket‑ID erzeugen: Jede Meldung erhält sofort eine eindeutige Nummer.
Kategorie zuweisen: „Versicherungsschaden“, „Kleinreparatur“, „Sonstiges“.
Zeiterfassung starten: Mitarbeiter wählen Ticket‑ID + Tätigkeit aus, Dauer läuft.

Schritt 2 – Leitfaden für Mitarbeitende

Legen Sie fest, wie Tätigkeiten benannt werden sollen (z. B. „Handwerkerangebot eingeholt“, „Versicherungsgespräch geführt“). Einheitliche Bezeichnungen erleichtern die spätere Auswertung.

Schritt 3 – Prüfmechanismen etablieren

Wöchentlicher "Quick‑Check" durch Teamleitung: Plausibilität der Zeiten, korrekte Ticket‑IDs.
Monatlicher Export für Controlling/Abrechnung.
Quartalsweises Feedback: Wo hakt der Prozess? Gibt es Doppeleinträge?

Beispiel‑Aufstellung (Excel‑Format)

Datum	Ticket	Tätigkeit	Rolle	Dauer (Min.)	Bemerkung
02.06.25	2025‑00871	Schadensmeldung aufgenommen	Sachbearbeitung	20	Mieter Herr A.
02.06.25	2025‑00871	Handwerker‑Recherche	Sachbearbeitung	35	3 Angebote angefragt
03.06.25	2025‑00871	Telefonat Versicherung AXA	Sachbearbeitung	15	Deckungszusage erhalten
05.06.25	2025‑00871	Objekttermin & Fotodoku	Technik	45	Fotos in Ticket hochgeladen
14.06.25	2025‑00871	Rechnungsprüfung & Freigabe	Sachbearbeitung	25	Skonto gesichert

Laden Sie die vollständige Vorlage hier als Excel herunter: Download Stundennachweis‑Template.xlsx

Tools im Vergleich

Tool	Geeignet für	Besonderheiten	Preismodell
Schadenfux24	Hausverwaltungen jeder Größe	Digitale Schadenplattform, verbindet Verwalter, Makler & Versicherer; Schadenmeldung in 2 Min.; automatischer Versicherungs‑Workflow	Für Klöber‑Kunden kostenlos
Excel/Google Sheets	Einzelkämpfer oder kleine Verwaltung	Schnell startklar, individuell anpassbar	Kostenlos (Zeitaufwand!)
DOMUS ERP + DOMUS CRM	Mittelgroße Verwaltungen	Tiefe Integration in FiBu & DMS	Lizenz + Userpreis
casavi	Digitales Kommunikations‑Portal mit Tickets	Eigentümer‑App, Schnittstellen zu DATEV; Schaden‑Ticket ohne Versicherungs‑Workflow	SaaS, ab ca. 1 €/Einheit/Monat
Faciloo	Ticket‑System plus Schadensworkflow	Foto‑Upload aus App; Schnittstelle zu Schadenfux24 vorhanden	SaaS, staffelabhängig
Clockodo / Moco	Unabhängige Zeiterfassung	API‑Anbindung an Ticketsysteme	User‑Preis ab 8 €/Monat

Kloeber blog infobox grafik kloebi vertrag

Klöbi-Tipp:

Wenn Sie bereits ein Hausverwalter‑ERP nutzen, prüfen Sie erst, ob dort ein Zeiterfassungs‑Modul existiert – oder setzen Sie direkt auf eine integrierte Lösung wie Schadenfux24. Eine Insellösung kann mehr Kosten und doppelte Datenpflege verursachen.

Typische Stolperfallen und wie Sie sie umgehen

Vergessene Zeiteinträge: Schulung & Reminder im Team. Manche Tools versenden automatische „Check‑outs“, wenn ein Timer länger als 8 Stunden läuft.
Über‑Rundung: Runden Sie auf 5‑ oder 10‑Minuten‑Intervalle, nicht auf Viertelstundenblöcke. So bleiben Zahlen plausibel.
Mischung mehrerer Vorgänge: Legen Sie im Zweifel lieber ein zweites Ticket an, statt Telefonate für zwei Schäden unter einer Nummer zu buchen.
Zu viel Detail: „Aktenordner genommen, Stift gesucht“ interessiert niemanden. Beschreiben Sie Tätigkeiten so, dass der Mehrwert klar wird, aber nicht jede Kleinigkeit.

Kommunikation: So präsentieren Sie den Nachweis

Beim Versand der Regiekostenrechnung sollten Sie dem Beirat oder der Eigentümergemeinschaft eine kurze Zusammenfassung schicken:

„Im Rahmen des Wasserschadens WE 5 vom 2. bis 14. Juni 2025 wurden insgesamt 140 Minuten Sachbearbeitung und 45 Minuten technische Begleitung geleistet. Eine detaillierte Aufstellung finden Sie im Anhang. Die Leistungen umfassten Schadenaufnahme, Angebote, Versicherungskommunikation und Rechnungsprüfung.“

Das wirkt professionell und beugt Rückfragen vor.

Sichern Sie sich jetzt

unser kostenloses Excel‑Template für Ihren Stundennachweis – klicken Sie einfach auf den obigen Download‑Link und speichern Sie die Datei.

Tipp: Speichern Sie das Template gleich als Master‑Vorlage in Ihrem Ticketsystem oder SharePoint, damit alle Mitarbeitenden dieselbe Struktur nutzen.

Nächster Schritt	Warum es sinnvoll ist
Excel‑Template anpassen	Fügen Sie Ihre Objekt‑ID‑Logik, Stundensätze oder Team‑Rollenkürzel ein.
Prozessschritte im Team kommunizieren	Ein kurzer Workshop stellt sicher, dass alle dieselben Begriffe und Zeiteintrags‑Regeln nutzen.
Schadenfux24 einrichten	Klöber‑Kunden erhalten die Plattform kostenlos; Ticket‑ID und Zeitaufwand werden damit automatisch synchronisiert.
Testschaden simulieren	Ein Probevorgang deckt Lücken im Workflow auf, bevor der erste echte Versicherungsfall kommt.

F r a g e n & A n t w o r t e n

Warum brauche ich überhaupt einen Stundennachweis?

§ 666 BGB verpflichtet Verwalter zur Rechenschaft. Ohne Nachweis riskieren Sie, dass Eigentümer oder Versicherer Ihr Honorar kürzen.

Wie detailliert muss die Tätigkeit beschrieben sein?

Kurz + klar: „Handwerkerangebot eingeholt“ genügt. Einzelheiten wie „Stift gesucht“ sind unnötig.

Welche Rundungsregel ist zulässig?

5- oder 10-Minuten-Intervalle wirken plausibel. Viertelstundentakte gelten vielen Beiräten als „zu grob“

Welches Tool eignet sich für kleine Verwaltungen?

Excel oder Google Sheets reichen – Hauptsache, Sie halten das Format konsequent ein.

Kann ich Zeiten nachtragen, wenn ich’s vergessen habe?

Möglich, aber riskant. Nachgetragene Zeiten wirken weniger glaubwürdig. Besser: Echtzeit-Erfassung.

Darf der Beirat den Stundennachweis einsehen?

Ja, § 666 BGB gewährt Einsichtsrecht. Bieten Sie eine gekürzte Version ohne interne Notizen an.

Ausblick: Was kommt als Nächstes?

Dies ist Teil 1 unserer Mini‑Serie zu Regiekosten und Sonderhonoraren. In der nächsten Woche geht es weiter mit:

Vertragsklauseln für Sonderhonorare: Muster, Fallstricke und juristische Hinweise

Regiekosten, was ist das überhaupt?

Lassen Sie es uns Ihnen kurz erklären:

Regiekosten in der Hausverwaltung: Wann sie zulässig sind – und warum Sie jeden Aufwand belegen müssen

Als Spezialmakler im Bereich der Immobilienwirtschaft stehen wir an Ihrer Seite - GANZ SICHER. Kontaktieren Sie uns bei Fragen, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

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Schritt 3 – Prüfmechanismen etablieren

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Nächster Schritt

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Warum brauche ich überhaupt einen Stundennachweis?

Wie detailliert muss die Tätigkeit beschrieben sein?

Welche Rundungsregel ist zulässig?

Welches Tool eignet sich für kleine Verwaltungen?

Kann ich Zeiten nachtragen, wenn ich’s vergessen habe?

Darf der Beirat den Stundennachweis einsehen?

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