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Ein sauberer Vertrag ist die beste Streit‑Prophylaxe. Wer Regiekosten oder Sonderhonorare von Anfang an klar definiert, erspart sich endlose Diskussionen mit Beiräten, Eigentümern und — im Ernstfall — auch mit Gerichten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Klausel‑Bausteine unverzichtbar sind, wo typische Fallstricke lauern und wie die aktuelle Rechtsprechung urteilt. Außerdem erhalten Sie am Schluss eine Muster‑Anlage zum Download, die Sie individuell anpassen können.

Grundstruktur: Die perfekte Sonderleistungsklausel

Bevor Sie in Zahlen, Prozentsätze und Dokumentationspflichten eintauchen, braucht es erst einmal ein stabiles Fundament: eine glasklare Klausel, die keine Interpretationsspielräume lässt. Eine gute Klausel besteht aus vier Bausteinen:

1. Definition der Sonderleistung – klarer Leistungs­katalog („Bearbeitung von Versicherungsschäden, Koordination von Sanierungen …“).
2. Abrechnungs­modell – Stunden, Pauschale, Prozentsatz oder Hybrid.
3. Dokumentations­pflicht – Verweis auf Stundennachweis (§ 666 BGB) und Belegvorlage auf Wunsch.
4. Vergütungs­anpassung – Indexklausel (VPI) oder Festpreis bis x Jahre.

Muster‑Paragraph (schematisch)

„Die Parteien vereinbaren, dass Leistungen gemäß Anlage 1 („Sonderleistungen“) nicht von der Grundvergütung umfasst sind. Sonderleistungen werden nach Aufwand gemäß Abschnitt B der Anlage vergütet. Der Verwalter erbringt auf Anforderung eine Tätigkeits‑ und Stundendokumentation. Stundensätze und Pauschalen erhöhen sich jährlich entsprechend dem VPI.“

Juristisches Feintuning bleibt Anwaltssache – aber als Blaupause genügt das Muster bereits.

Netto oder Brutto? Die Bemessungsgrundlage richtig festlegen

Sobald das Grundgerüst steht, stellt sich die Frage nach der Basis: Rechnen Sie Ihre Zuschläge auf Netto‑ oder Bruttosummen? Die Antwort entscheidet über viel Geld – und oft auch über die Stimmung in der Eigentümerversammlung. Die Bemessungsgrundlage richtig festlegen Viele Verträge schweigen dazu, ob der prozentuale Zuschlag auf Netto‑ oder Bruttokosten berechnet wird. Das führt zu Streit, wenn eine fiktive Abrechnung ohne Umsatzsteuer erfolgt.

Best Practice:

• Versicherungsschäden: Bruttosumme, weil Versicherer regulierungstechnisch in Brutto denken.
• Interne Maßnahmen: Nettobasis (Handwerkerrechnung ohne MwSt.).

Fallback‑Klausel: „Bei fiktiver Abrechnung gilt die ausgezahlte Summe als Grundlage.“

Anpassungsklauseln: So bleiben Sie inflationssicher

Verträge leben – und Kosten ebenso. Damit Ihr Honorar nicht von der Inflation aufgezehrt wird, brauchen Sie eine elegante und zugleich faire Anpassungsmechanik. Eine Indexklausel (VPI) ist der einfachste Weg:

„Die Stundensätze erhöhen sich jährlich zum 1. Januar um den Prozentsatz, um den sich der Verbraucherpreisindex (Basis 2020 = 100) erhöht hat.“

Alternativen:

• Staffel­vereinbarung: +5 € alle zwei Jahre.
• Index + Obergrenze: VPI, aber max. 3 % p. a. – Eigentümer fühlen sich sicherer.

Kommunikation: So verkaufen Sie die Klausel ohne Widerstand

Die beste Klausel nützt nichts, wenn sie auf Widerstand stößt. So holen Sie Eigentümer und Beirat ins Boot, ohne dass es wie eine Preiserhöhung wirkt.

• Storytelling: „Beim letzten Großschaden hat unser Team 18 Stunden investiert – ohne klare Klausel hätten wir das verschenkt.“
• Vergleich: Zeigen Sie, wie viel Zeit und Geld die Dokumentation eingespart hat.
• Fairness‑Argument: „Wir rechnen minutengenau ab, Sie zahlen keinen Euro zu viel.“

Muster‑Anlage: Aufbau & Inhalt (Download im nächsten Abschnitt)

Eine gute Anlage enthält drei Tabellen:

1. Leistungs­katalog mit Nummer, Leistungs­beschreibung, Kategorie.
2. Vergütungs­modell‑Matrix (Std., Pauschale, %).
3. Beispiel‑Rechnung – macht die Kosten greifbar.

Download: Die fertige Word‑/PDF‑Vorlage stellen wir Ihnen im Download‑Bereich dieser Serie zur Verfügung.

Checkliste: Vor Vertragsunterzeichnung prüfen

• Leistungs­katalog vollständig?
• Abrechnungs­modell definiert (Std./Pauschale/%/Hybrid)?
• Netto/Brutto eindeutig geregelt?
• Indexierung & Deckelung enthalten?
• Nachweis‑Pflicht verankert (§ 666 BGB)?
• Anlage unterschrieben & archiviert?