WEG-Recht & Hausverwaltung

Wer ein WEG-Mandat übernimmt, steht vor einem klar definierten, aber anspruchsvollen Prozess: Bestellungsbeschluss prüfen, Unterlagen einfordern, Konten umschreiben, Versicherungen sichten. Seit dem BGH-Urteil vom 26. September 2025 (V ZR 206/24) kommt eine weitere Pflicht hinzu: die Jahresabrechnung auch für Vorjahre erstellen, in denen noch der Vorgänger im Amt war. Wer die Übernahme strukturiert angeht, ist schnell handlungsfähig. Wer sie unterschätzt, erbt Probleme, die sich über Monate ziehen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Hausverwaltungen, die ein neues WEG-Mandat übernehmen. Er beschreibt den Ablauf von der Vertragsverhandlung bis zu den ersten Wochen im Amt, einschließlich der rechtlichen Grundlagen, die Sie kennen müssen.

Rechtliche Grundlagen – was seit der WEG-Reform 2020 gilt

Die WEG-Reform (WEMoG), in Kraft seit dem 1. Dezember 2020, hat den Verwalterwechsel deutlich vereinfacht. Zwei Regelungen sind dabei zentral.

Erstens: Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter jederzeit abberufen, auch ohne wichtigen Grund. Das regelt § 26 Abs. 3 WEG. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, selbst wenn vertraglich eine längere Laufzeit vereinbart war. Gibt es eine kürzere Kündigungsfrist, kann die WEG diese nutzen. Bei schweren Pflichtverletzungen, etwa der Veruntreuung von Geldern, ist zusätzlich eine fristlose Kündigung nach § 626 BGB möglich.

Zweitens: Organstellung und Verwaltervertrag sind strikt zu trennen. Die Abberufung beendet die Organstellung sofort per Beschluss. Der Vertrag läuft dagegen nach seinen eigenen Regeln aus. Für Sie als übernehmende Verwaltung heißt das: Prüfen Sie nicht nur den Bestellungsbeschluss zu Ihren Gunsten, sondern auch, wann der Vertrag des Vorgängers tatsächlich endet. Klären Sie, ob es im Übergang eine Phase gibt, in der der Altverwalter zwar kein Organ mehr ist, aber noch vertragliche Vergütungsansprüche hat.

Die Bestellung eines neuen Verwalters erfolgt per Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung (§ 26 Abs. 1 WEG). Die maximale Bestellungsdauer beträgt fünf Jahre, bei der Erstbestellung nach Begründung von Wohnungseigentum drei Jahre. Wie die Stimmrechte in der Eigentümerversammlung geregelt sind, spielt bei der Beschlussfassung eine wichtige Rolle. Das gilt besonders, wenn die Gemeinschaft zwischen mehreren Bewerberverwaltern entscheidet.

Vor der Übernahme – was Sie im Vorfeld klären sollten

Ein Verwalterwechsel beginnt nicht mit der Unterlagenübergabe, sondern mit der Vorbereitung. Drei Punkte verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit.

Verwaltervertrag sorgfältig verhandeln

Der Verwaltervertrag regelt Ihr Leistungsbild, Ihre Vergütung und eine oft unterschätzte Frage: Wer erstellt bei einem Verwalterwechsel die Jahresabrechnung? Seit dem BGH-Urteil V ZR 206/24 (dazu mehr im nächsten Abschnitt) liegt diese Pflicht grundsätzlich beim amtierenden Verwalter. Wenn Sie das nicht in Ihre Kalkulation einpreisen, übernehmen Sie Aufwand, der im Honorar nicht abgebildet ist.

Klären Sie außerdem, wie Sonderhonorare geregelt werden, zum Beispiel für die Bearbeitung von Versicherungsschäden, die noch aus der Amtszeit des Vorgängers stammen. Der Aufwand, der in den ersten Monaten nach einem Verwalterwechsel anfällt, ist regelmäßig höher als im laufenden Betrieb.

Bestandsaufnahme der WEG

Bevor Sie den Vertrag unterschreiben, sollten Sie die WEG kennen. Fordern Sie vorab mindestens die Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, die letzten drei Jahresabrechnungen, die Beschlusssammlung und eine Übersicht der laufenden Versicherungen an. Prüfen Sie, ob es offene Gerichtsverfahren, laufende Sanierungsmaßnahmen oder ungeklärte Beschlussanfechtungen gibt.

Diese Bestandsaufnahme schützt Sie vor bösen Überraschungen. Gleichzeitig gibt sie Ihnen die Grundlage für ein realistisches Angebot. Eine WEG mit 20 Einheiten, drei offenen Wasserschäden und einer anstehenden Dachsanierung erfordert einen anderen Aufwand als eine vergleichbare Anlage im Normalbetrieb.

Zeitpunkt des Wechsels

Ein Verwalterwechsel zur Jahresmitte ist oft vorteilhafter als zum 1. Januar, weil er die Zuständigkeit für die Jahresabrechnung klar beim jeweiligen Verwalter belässt.

Der Wechsel zum 1. Januar ist in der Praxis am häufigsten, aber nicht immer die beste Wahl. Denn: Endet die Bestellung des Altverwalters am 31. Dezember, entsteht die Pflicht zur Jahresabrechnung erst am 1. Januar des Folgejahres. Der neue Verwalter muss dann die Abrechnung für ein Wirtschaftsjahr erstellen, in dem er selbst nicht im Amt war.

Alternativen sind ein Wechsel zur Jahresmitte oder eine vertragliche Regelung, die den Altverwalter ausdrücklich zur Erstellung der Abrechnung für seine Amtszeit verpflichtet. Solche Klauseln sind zulässig, müssen aber ausdrücklich vereinbart werden.

Die Unterlagenübergabe – Ihr wichtigster Hebel

Ohne vollständige Unterlagen ist eine ordnungsgemäße Verwaltung nicht möglich. Die Herausgabepflicht des Altverwalters ist gesetzlich klar geregelt.

Rechtsgrundlage

Nach § 18 Abs. 3 WEG ist der ausgeschiedene Verwalter verpflichtet, alle Unterlagen und Vermögenswerte herauszugeben, die zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gehören. Ergänzend greift die Herausgabepflicht aus § 667 BGB (Geschäftsbesorgungsvertrag). Die Herausgabe muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis gilt eine Frist von 14 bis 30 Tagen als angemessen.

Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Altverwalter nicht zu. Auch offene Vergütungsansprüche berechtigen nicht dazu, Unterlagen einzubehalten. Das hat das OLG Hamm bereits 2007 klargestellt (Beschluss vom 22.02.2007, 15 W 181/06).

Welche Unterlagen müssen übergeben werden?

Die Übergabe umfasst sämtliche Dokumente und Vermögenswerte der Gemeinschaft:

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungspläne und Bauzeichnungen
• Eigentümerversammlungsprotokolle und Beschlusssammlung
• Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne
• Kontoauszüge und Zugangsdaten zu den Gemeinschaftskonten
• Versicherungsverträge und Schadenkorrespondenz
• Laufende Dienstleisterverträge (Hausmeister, Reinigung, Wartung, Aufzug)
• Schlüssel und Zugangscodes
• Miet- und Pachtverträge bei Gemeinschaftseigentum
• Digitale Daten, auch solche, die der Altverwalter in seiner eigenen Software angelegt hat

Übergabeprotokoll erstellen

Dokumentieren Sie die Übergabe lückenlos. Ein schriftliches Übergabeprotokoll hält fest, welche Unterlagen übergeben wurden, welche fehlen und welche offenen Vorgänge es gibt. Der Verwaltungsbeirat sollte bei der Übergabe anwesend sein. Er kennt die Historie der Gemeinschaft und kann Lücken oft sofort identifizieren.

Fehlende Unterlagen gehören ins Protokoll. Jede Lücke, die Sie jetzt nicht dokumentieren, wird später Ihnen angelastet.

Wenn die Übergabe stockt

In der Praxis verweigern oder verschleppen Altverwalter die Herausgabe häufiger als erwartet. Das Vorgehen ist dann klar: Schriftliche Aufforderung mit konkreter Frist, am besten per Einschreiben. Bei weiterer Verweigerung kann die Eigentümergemeinschaft, vertreten durch den neuen Verwalter, Klage auf Herausgabe erheben (§ 18 Abs. 3 WEG). Zuständig ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnanlage liegt (§ 43 Nr. 3 WEG). In dringenden Fällen ist auch eine einstweilige Verfügung möglich. Ergänzend kommen Schadensersatzansprüche in Betracht, wenn der Gemeinschaft durch die verzögerte Herausgabe ein nachweisbarer Schaden entsteht.

Jahresabrechnung nach Verwalterwechsel – wer ist zuständig?

Diese Frage war jahrelang umstritten. Der BGH hat sie am 26. September 2025 (V ZR 206/24) eindeutig beantwortet.

Die Kernaussage des BGH

Zuständig für die Erstellung der Jahresabrechnung ist der zum Zeitpunkt der Erstellung amtierende Verwalter, nicht der Verwalter, der im abgerechneten Wirtschaftsjahr im Amt war. Die Jahresabrechnung ist eine gegenwartsbezogene Organpflicht der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), die durch das aktuell bestellte Organ erfüllt wird.

Die Begründung: § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG spricht davon, dass die Eigentümer „nach Ablauf“ des Kalenderjahres über die Jahresabrechnung beschließen. Die Pflicht entsteht also erst am 1. Januar des Folgejahres. Ein Verwalter, dessen Amtszeit am 31. Dezember endet, ist zu diesem Zeitpunkt kein Organ mehr und damit nicht mehr zur Erstellung verpflichtet.

Was das für Sie als neue Verwaltung bedeutet

Übernehmen Sie ein Mandat zum 1. Januar, müssen Sie die Jahresabrechnung für das Vorjahr erstellen, auch wenn Sie in diesem Zeitraum die WEG nicht verwaltet haben. Das gilt ebenso für ältere, noch ausstehende Abrechnungen. Dieser Aufwand muss in Ihrem Verwaltervertrag und Ihrer Honorarkalkulation berücksichtigt sein.

Gleichzeitig haben Sie einen Anspruch auf vollständige Rechnungslegung durch den Altverwalter. Er muss Ihnen die Unterlagen und Informationen liefern, die Sie für die Erstellung der Abrechnung brauchen: Kontoauszüge, Rechnungen, Beleglisten. Was er nicht liefert, können Sie nicht abrechnen. Dokumentieren Sie also genau, welche Informationen fehlen.

Eine vertragliche Regelung, die den Altverwalter zur Erstellung der Abrechnung für seine Amtszeit verpflichtet, ist zulässig. Sie muss aber ausdrücklich im Verwaltervertrag oder per Beschluss vereinbart werden. Ohne eine solche Klausel greift die BGH-Rechtsprechung: Sie als neuer Verwalter sind zuständig. Mehr zu den Fristen und Pflichten bei der WEG-Abrechnung lesen Sie im Artikel WEG-Abrechnung: Fristen und Pflichten für Hausverwalter.

Die ersten 90 Tage – Prioritäten nach der Übernahme

Die Übernahme eines WEG-Mandats gleicht einem Sprint, der in einen Marathon übergeht. Die ersten drei Monate entscheiden darüber, ob Sie als handlungsfähig wahrgenommen werden oder als Verwaltung, bei der es genauso hakt wie beim Vorgänger.

Konten und Zahlungsverkehr

Höchste Priorität hat die Umschreibung der Gemeinschaftskonten. Solange der Altverwalter Zugriff auf die Konten hat und Sie keinen, ist die WEG in einer Grauzone. Informieren Sie die kontoführende Bank frühzeitig über den Wechsel, legen Sie den Bestellungsbeschluss vor und lassen Sie die Kontovollmachten umschreiben. Prüfen Sie laufende Lastschriften und Daueraufträge, insbesondere für Versicherungsprämien, Energieversorger und Dienstleister.

Versicherungen prüfen

Informieren Sie alle Versicherer über den Verwalterwechsel. Das betrifft die Gebäudeversicherung, eine eventuell bestehende Elementarversicherung, die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht, die Rechtsschutzversicherung der WEG und Ihre eigene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. Prüfen Sie, ob der bestehende Versicherungsschutz ausreichend ist und ob die Versicherungssummen noch zur Gebäudesituation passen. Welche Versicherungen Hausverwalter benötigen, haben wir in einem eigenen Artikel zusammengefasst.

Achten Sie insbesondere auf Versicherungslücken im Übergang. Wenn der Altverwalter Verträge gekündigt hat oder Prämien nicht gezahlt wurden, kann die WEG vorübergehend ohne Schutz dastehen. Das ist eines der unterschätzten Risiken beim Verwalterwechsel.

Dienstleisterverträge und laufende Vorgänge

Sichten Sie alle laufenden Verträge: Hausmeisterservice, Treppenhausreinigung, Aufzugswartung, Gartenpflege, Winterdienst. Prüfen Sie Laufzeiten, Kündigungsfristen und ob die vereinbarten Leistungen tatsächlich erbracht werden. Identifizieren Sie außerdem offene Beschlüsse, laufende Sanierungsmaßnahmen und unerledigte Schadensfälle.

Kommunikation mit Eigentümern und Beirat

Stellen Sie sich zeitnah vor. Schreiben Sie alle Eigentümer an und suchen Sie den persönlichen Kontakt zum Verwaltungsbeirat. Kommunizieren Sie klar, wer Ihre Ansprechpartner sind, wie Sie erreichbar sind und welche ersten Schritte Sie planen. Eine WEG, die gerade den Verwalter gewechselt hat, ist oft verunsichert. Transparenz und Erreichbarkeit schaffen Vertrauen schneller als perfekte Abrechnungen.

Planen Sie eine Eigentümerversammlung innerhalb der ersten Wochen nach der Übernahme. Sie brauchen Beschlüsse, unter anderem zur Bevollmächtigung für die Herausgabeklage, falls der Altverwalter nicht kooperiert, zur Bestätigung oder Anpassung des Wirtschaftsplans und gegebenenfalls zur Beauftragung offener Instandhaltungsmaßnahmen. Wie die WEG-Reform 2020 die Rechte und Pflichten für Hausverwalter verändert hat, sollten Sie dabei im Blick haben.

Typische Fallstricke – und wie Sie sie vermeiden

Ein Verwalterwechsel ist kein Selbstläufer. Diese Fehler sehen wir in der Praxis immer wieder.

Übernahme ohne vollständige Unterlagen. Wer mit der Verwaltung beginnt, bevor alle Unterlagen vorliegen, arbeitet auf unsicherer Grundlage. Fehlende Beschlüsse, lückenhafte Kontoauszüge oder unbekannte Dienstleisterverträge führen zu Fehlentscheidungen, die Ihnen angelastet werden, nicht dem Altverwalter.

Keine vertragliche Regelung zur Abrechnungspflicht. Seit dem BGH-Urteil V ZR 206/24 ist klar: Ohne abweichende Vereinbarung erstellen Sie als neuer Verwalter die Abrechnung für Vorjahre. Wer das im Verwaltervertrag nicht regelt, übernimmt erheblichen Mehraufwand ohne Vergütung.

Zu optimistische Zeitplanung. Die Übergabe dauert in der Praxis vier bis zwölf Wochen, nicht zwei. Planen Sie ausreichend Puffer ein, insbesondere für die Kontenumschreibung und die Prüfung der übergebenen Unterlagen.

Versicherungslücken im Übergang. Wenn zwischen dem Ende der alten Verwaltung und dem Beginn der neuen ein Zeitraum liegt, in dem niemand die Versicherungsverträge im Blick hat, entstehen Deckungslücken. Das ist besonders kritisch bei der Vermögensschadenhaftpflicht- und Vertrauensschadenversicherung für Hausverwalter.

Kommunikationsbruch gegenüber Eigentümern. Eine WEG, die wochenlang nichts von ihrer neuen Verwaltung hört, verliert schnell das Vertrauen. Melden Sie sich proaktiv, auch wenn Sie noch nicht alle Unterlagen haben. Ein kurzes Anschreiben mit dem Hinweis auf den Stand der Übergabe wirkt mehr als Schweigen.

Häufige Fragen zum Verwalterwechsel