Kommunikation mit Eigentümern & Beirat: Sonderhonorare verständlich erklären

Inhaltsverzeichnis

1. Ein Abend im Büro: Die typische Szene einer Hausverwaltung
2. Warum Transparenz entscheidend ist
3. Sonderhonorare verständlich machen – mit Alltagsbeispielen
4. Den Beirat als Verbündeten gewinnen
5. Argumentationsleitfaden: Drei Szenarien aus dem Alltag
6. Konfliktprävention: Der Schlüssel liegt im „Vorher“
7. Fazit: Klare Worte statt Missverständnisse

Ein Abend im Büro: Die typische Szene einer Hausverwaltung

Es ist 19 Uhr. Der Stapel an Aktenordnern auf dem Schreibtisch ist längst der Vergangenheit gewichen, doch die E-Mails hören nicht auf. Da ploppt eine neue Nachricht auf:

„Sehr geehrte Frau Müller,
warum sollen wir für die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung zusätzliche Kosten zahlen? Gehört das nicht zu Ihrem normalen Honorar?“

Jeder Verwalter kennt diesen Moment. Noch bevor man antwortet, ahnt man: Aus einer simplen Nachfrage kann schnell eine Grundsatzdiskussion werden – mit dem Beirat, mit einzelnen Eigentümern oder gar in der gesamten Gemeinschaft. Genau deshalb ist es so wichtig, Sonderhonorare (umgangssprachlich oft als Regiekosten bezeichnet) klar, verständlich und rechtzeitig zu erklären.

Warum Transparenz entscheidend ist

Sonderhonorare sind kein Selbstzweck. Sie sind ein Instrument, um den Verwaltungsalltag fair und effizient zu gestalten. Trotzdem lösen Begriffe wie „Regiekosten“ bei Eigentümern oft Unmut aus. Der Vorwurf lautet dann: „Schon wieder versteckte Kosten!“

Die Erfahrung zeigt: Konflikte entstehen meist dort, wo Informationen fehlen. Eine Hausverwaltung, die proaktiv erklärt, welche Leistungen im Grundhonorar enthalten sind und welche Arbeiten darüber hinausgehen, schafft Vertrauen. Transparenz verhindert nicht nur Diskussionen – sie stärkt auch die eigene Position als professionelle Verwaltung.

Sonderhonorare verständlich machen – mit Alltagsbeispielen

Ein Vergleich hilft oft mehr als juristische Paragrafen.

Stellen Sie sich vor: Sie bringen Ihr Auto in die Werkstatt. Der Ölwechsel ist im vereinbarten Paket enthalten. Aber wenn die Werkstatt feststellt, dass die Bremsen erneuert werden müssen, entsteht ein zusätzlicher Aufwand. Niemand würde erwarten, dass diese Arbeiten kostenlos sind.

Kloeber blog infobox grafik vertrag auszeichnung

Genauso ist es in der Hausverwaltung:

Grundhonorar: Standardaufgaben wie Abrechnungen, Budgetplanung, Versammlungen.
Sonderhonorar: Zusätzliche Arbeiten wie außerordentliche Versammlungen, gerichtliche Verfahren oder umfangreiche Sanierungsprojekte.

👉 Wichtig: Diese Zusatzvergütungen sind vorab im Verwaltervertrag geregelt. Sie dürfen nicht nachträglich frei erfunden werden.

Den Beirat als Verbündeten gewinnen

Der Verwaltungsbeirat ist Dreh- und Angelpunkt in der Kommunikation. Er ist das Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümergemeinschaft. Wird der Beirat gut informiert, kann er Fragen aus der Gemeinschaft souverän beantworten – und so Missverständnisse im Keim ersticken.

Typische Fragen des Beirats zum Sonderhonorar:

Welche Leistungen deckt das Grundhonorar ab?
In welchen Fällen entstehen zusätzliche Kosten?
Wie hoch sind die Sonderhonorare im Durchschnitt?
Gibt es eine klare Übersicht für die Eigentümergemeinschaft?

Wer als Verwaltung den Beirat über Sonderhonorare informiert, spart später doppelte Diskussionen in der Versammlung.

Argumentationsleitfaden: Drei Szenarien aus dem Alltag

1. Eigentümerversammlung – die kritische Nachfrage

Situation: Ein Eigentümer erhebt in der Versammlung die Stimme: „Warum berechnen Sie für diese Protokollerstellung extra?“
Antwortstrategie:

Ruhig bleiben und sachlich erklären: „Das Grundhonorar umfasst die Protokolle regulärer Versammlungen. Bei einer außerordentlichen Versammlung entsteht ein Mehraufwand, der im Verwaltervertrag als Sonderhonorar geregelt ist – vorausgesetzt, der Anlass liegt nicht in unserem Verantwortungsbereich.“
Beispiel aus der Praxis nennen: „Das ist wie beim Handwerker, der für zusätzliche Fahrten einen Zuschlag berechnet.“

2. E-Mail-Diskussion – der Vorwurf „Abzocke“

Situation: Ein Eigentümer schreibt wütend, dass Sonderhonorare nur ein Trick seien, um mehr Geld zu verlangen.
Antwortstrategie:

Verständnis zeigen: „Ich verstehe, dass diese Position auf den ersten Blick überraschend wirken kann.“
Transparenz herstellen: „In unserer Honorarvereinbarung ist klar geregelt, welche Leistungen im Grundhonorar enthalten sind. Alles, was darüber hinausgeht, ist als Sonderhonorar definiert – nach festen Sätzen und nur für tatsächlich erbrachte Zusatzleistungen.“
Positiven Effekt hervorheben: „So bleibt das Grundhonorar für alle Eigentümer stabil, und nur im Bedarfsfall fallen Zusatzkosten an.“

3. Gespräch mit dem Beirat – Verständnis schaffen

Situation: Der Beirat bittet um Argumentationshilfe, um die Eigentümer zu beruhigen.
Antwortstrategie:

Fakten liefern: „Hier ist eine Übersicht, welche Leistungen im Grundhonorar enthalten sind.“
Vergleich ziehen: „So wie ein Steuerberater für eine zusätzliche Sonderprüfung abrechnet, müssen auch wir Zusatzleistungen gesondert kalkulieren.“
Gemeinsamkeit betonen: „Wir wollen, dass alle Kosten nachvollziehbar sind – deshalb orientieren wir uns strikt an den vertraglich festgelegten Honorarsätzen.“

Konfliktprävention: Der Schlüssel liegt im „Vorher“

Am besten ist es, wenn Diskussionen gar nicht erst entstehen. Wie das gelingt:

Frühzeitig informieren: Kommunizieren Sie Sonderhonorare im Vorfeld, am besten schriftlich.
Klar strukturierte Übersichten: Zeigen Sie transparent, welche Leistungen inkludiert sind und welche nicht.
Muster-E-Mails nutzen: Standardisierte Textbausteine helfen, einheitlich zu antworten – ohne jedes Mal neu formulieren zu müssen.

Beispiel für eine Ankündigung per E-Mail:

„Liebe Eigentümer,
für die anstehende außerordentliche Versammlung fallen zusätzliche Kosten in Höhe von XX € an. Diese Position ist in unserer Honorarvereinbarung klar geregelt. Sie sorgt dafür, dass das Grundhonorar stabil bleibt und nur Sonderleistungen nach Bedarf berechnet werden. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“

👉 Den vollständigen Muster-Mailtext mit verschiedenen Varianten für Eigentümer und Beirat können Sie hier herunterladen.

Fazit: Klare Worte statt Missverständnisse

Sonderhonorare sind ein sensibles Thema – doch sie müssen kein Streitpunkt sein. Wer offen, frühzeitig und in klaren Bildern kommuniziert, stärkt das Vertrauen von Beirat und Eigentümern.

Gerade in einer Zeit, in der Eigentümer immer mehr Transparenz erwarten, ist Kommunikation das wirksamste Instrument zur Konfliktprävention. Eine gute Verwaltung zeigt Haltung, erklärt Hintergründe und sorgt dafür, dass Kosten fair verteilt werden.

Und wenn Sie dafür einen praxisnahen Einstieg suchen:

👉 Jetzt den Muster-Mailtext herunterladen und Sonderhonorare ohne Reibung erklären.